Planung & Steuerung
Soll-Ist-Vergleich, Steuerungskreislauf
Den Projektfortschritt laufend mit der Planung abgleichen und steuernd eingreifen.
Übungsfragen zu Planung & Steuerung (30)
☝️ Single
Du bist Projektleiter. Kurz vor einem wichtigen Meilenstein fällt dein wichtigster Fachexperte langfristig krankheitsbedingt aus. Was ist gemäß IPMA deine ERSTE Reaktion?
Die Personalabteilung informieren und die fristlose Kündigung des Fachexperten einleiten, da sein Ausfall die Projektziele unmittelbar gefährdet.
Die Auswirkungen auf den Projektzeitplan bewerten und den Meilenstein um zwei Monate verschieben, um ausreichend Puffer für die Suche nach einem Ersatz zu schaffen.
Das Risiko analysieren (Auswirkungen auf Zeit, Kosten, Qualität prüfen) und sofort Mitigationsmaßnahmen (z.B. externer Ersatz) entwerfen.
Die Kommunikation mit dem Kunden bewusst zurückhalten und das Problem intern lösen, um dessen Vertrauen in das Projektteam nicht zu gefährden.
Merksatz:
Erst die Lupe (Analyse), dann das Pflaster (Maßnahme) – Wer bei Gegenwind sofort das Steuer herumreißt oder den Kopf in den Sand steckt, erleidet Schiffbruch.
Verschiebung um zwei Monate: Zu voreilig, da ohne vorherige Analyse der tatsächlichen Auswirkungen und Alternativen blind gehandelt wird.
Verheimlichen vor dem Kunden: Verstößt eklatant gegen die IPMA-Prinzipien von Transparenz, Professionalität und partnerschaftlicher Kommunikation.
Erst die Lupe (Analyse), dann das Pflaster (Maßnahme) – Wer bei Gegenwind sofort das Steuer herumreißt oder den Kopf in den Sand steckt, erleidet Schiffbruch.
Verschiebung um zwei Monate: Zu voreilig, da ohne vorherige Analyse der tatsächlichen Auswirkungen und Alternativen blind gehandelt wird.
Verheimlichen vor dem Kunden: Verstößt eklatant gegen die IPMA-Prinzipien von Transparenz, Professionalität und partnerschaftlicher Kommunikation.
- Fristlose Kündigung: Rechtlich unzulässig bei Krankheit und löst zudem das akute Ressourcenproblem des Projekts nicht.
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Der zeitliche Spielraum, der nach dem aktuellen Projektstatus für kritische Vorgänge verbleibt.
Die im Projektplan für die Gesamtdauer vorgesehenen Kosten aller geplanten Arbeitspakete.
Die bis zum Stichtag erbrachte Leistung (Wert der fertiggestellten Arbeit) als Grundlage der Kostenprognose.
Die bis zum Stichtag tatsächlich verbrauchten finanziellen Mittel für die bereits erbrachten Leistungen.
Merksatz:
Der Earned Value (EV) ist dein geernteter Schatz: Er zeigt den echten Wert der Arbeit, die du bis heute wirklich fertiggestellt hast – dein Fundament für den Blick in die finanzielle Zukunft.
Warum die anderen falsch sind:
Ist-Kosten: Das sind die Actual Costs (AC), also das bereits ausgegebene Geld, nicht der Gegenwert der Leistung.
Geplante Gesamtkosten: Das entspricht dem Budget at Completion (BAC), also dem gesamten Budgettopf vor Projektstart.
Verbleibender Puffer: Das ist der Gesamtpuffer (GP)* der Terminplanung, der nichts mit dem monetären Projektwert zu tun hat.
Der Earned Value (EV) ist dein geernteter Schatz: Er zeigt den echten Wert der Arbeit, die du bis heute wirklich fertiggestellt hast – dein Fundament für den Blick in die finanzielle Zukunft.
Warum die anderen falsch sind:
Ist-Kosten: Das sind die Actual Costs (AC), also das bereits ausgegebene Geld, nicht der Gegenwert der Leistung.
Geplante Gesamtkosten: Das entspricht dem Budget at Completion (BAC), also dem gesamten Budgettopf vor Projektstart.
Verbleibender Puffer: Das ist der Gesamtpuffer (GP)* der Terminplanung, der nichts mit dem monetären Projektwert zu tun hat.
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Zur Sicherstellung der Qualität der Projektergebnisse, indem die Abweichungen zwischen Soll- und Ist-Zustand der Lieferobjekte regelmäßig überprüft werden.
Zur Identifikation und Bewertung der relevanten Projektbeteiligten, indem deren Einfluss und Interesse systematisch analysiert und priorisiert werden.
Zur frühzeitigen Erkennung von Terminverzug, indem geplante Meilensteintermine mit geschätzten Terminen über Berichtszeitpunkte verglichen werden.
Zur Ermittlung der geplanten Gesamtkosten eines Projekts, indem die kumulierten Ist-Kosten den geplanten Kosten gegenübergestellt werden.
Merksatz: Die MTA ist der "Termin-Radar" des Projekts: Sie scannt über die Zeit, ob die Meilensteine noch auf Kurs sind oder ob sich Wolken (Verzug) am Horizont abzeichnen. Ein Blick auf die sich entwickelnde Trendlinie zeigt, ob der ursprünglich geplante Landetermin noch erreichbar ist.
Warum die anderen falsch sind:
Kosten: Bezieht sich auf Kostenkontrolle/Earned Value Management, nicht MTA.
Qualität: Beschreibt Qualitätsmanagement/Qualitätssicherung, nicht MTA.
Warum die anderen falsch sind:
Kosten: Bezieht sich auf Kostenkontrolle/Earned Value Management, nicht MTA.
Qualität: Beschreibt Qualitätsmanagement/Qualitätssicherung, nicht MTA.
- Stakeholder: Ist Teil des Stakeholder-Managements, nicht MTA.
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Sie ermittelt die Verfügbarkeit von Ressourcen und plant deren Einsatz für die kommenden Projektphasen.
Sie bewertet die Qualität der Arbeitsergebnisse im Projekt und gibt Hinweise auf notwendige Korrekturen im Ablauf.
Sie zeigt den Zusammenhang zwischen geplanten und tatsächlich angefallenen Kosten und leitet daraus den Fortschritt der Projektarbeit ab.
Sie zeigt den Trend der Kostenentwicklung im Projekt und lässt frühzeitig die Notwendigkeit kostensenkender Maßnahmen erkennen.
Merksatz: Die Kostentrendanalyse ist wie ein Finanz-Wetterbericht für dein Projekt: Sie zeigt, ob sich ein Kosten-Sturm zusammenbraut, damit du frühzeitig den Regenschirm (kostensenkende Maßnahmen) aufspannen kannst.
Warum die anderen falsch sind:
Zeigt den Zusammenhang zwischen geplanten und tatsächlichen Kosten: Das ist die Leistung der Kostenabweichungsanalyse/Earned Value Analyse.
Bewertet die Qualität der Arbeitsergebnisse: Das ist Aufgabe des Qualitätsmanagements.
Warum die anderen falsch sind:
Zeigt den Zusammenhang zwischen geplanten und tatsächlichen Kosten: Das ist die Leistung der Kostenabweichungsanalyse/Earned Value Analyse.
Bewertet die Qualität der Arbeitsergebnisse: Das ist Aufgabe des Qualitätsmanagements.
- Ermittelt die Verfügbarkeit von Ressourcen: Das ist Teil des Ressourcenmanagements.
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Zur Ermittlung der zeitkritischen Aktivitäten im Projektablauf, um Engpässe zu identifizieren und die Gesamtdauer des Projekts zu optimieren.
Zur systematischen Auflösung des Projektteams und der geordneten Übergabe aller Projektergebnisse an den Auftraggeber nach Abschluss der Steuerungsphase.
Zur Bewertung der Leistungsfähigkeit von Lieferanten anhand festgelegter Kriterien und zur Entscheidung über deren weitere Einbindung im Projekt.
Zur geregelten Erfassung, Bewertung und Freigabe von Änderungen an Anforderungen/Leistungsumfang während des Projekts.
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Produktabnahme
Initialisierung der Anforderungen
Erfahrungssicherung (Lessons Learned)
Projektauflösung
Abschlussanalyse und Evaluation
Merksatz:
Beim Projektabschluss wird die Ernte eingefahren und der Acker geräumt: Das Produkt wird abgenommen, das Ergebnis evaluiert, die Erfahrungen gesichert (Lessons Learned) und das Team mit der Projektauflösung entlassen.
Warum die anderen falsch sind:
Initialisierung der Anforderungen:* Dies gehört ganz an den Anfang des Projekts (Definitionsphase), da man Anforderungen nicht erst beim Schließen des Projekts definiert.
Beim Projektabschluss wird die Ernte eingefahren und der Acker geräumt: Das Produkt wird abgenommen, das Ergebnis evaluiert, die Erfahrungen gesichert (Lessons Learned) und das Team mit der Projektauflösung entlassen.
Warum die anderen falsch sind:
Initialisierung der Anforderungen:* Dies gehört ganz an den Anfang des Projekts (Definitionsphase), da man Anforderungen nicht erst beim Schließen des Projekts definiert.
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Die finanziellen Mittel für das nächste Projekt auf Basis der gesammelten Erfahrungen neu zu kalkulieren und entsprechend aufzustocken.
Erkenntnisse systematisch zu dokumentieren, damit künftige Projekte davon profitieren.
Die Verantwortlichkeiten für aufgetretene Fehler eindeutig festzulegen, um eine klare Grundlage für persönliche Konsequenzen zu schaffen.
Die formale Abnahme des Projekts so lange hinauszuzögern, bis alle kritischen Punkte aus der Projektdokumentation abschließend geklärt sind.
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☝️ Single
Welche Daten benötigt man mindestens, um eine Aussage über den terminlichen Projektverlauf zu treffen?
Geplante und tatsächliche (effektive) Dauer
Nur die geplante Dauer des Projekts
Die Anzahl der Stakeholder im Projekt
Geplante und tatsächliche (effektive) Kosten
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